ENKELT. Anna Elverheim,e-fakturaexpert hos Hogia, tycker det är bra att alla offentlig verksamhet från och med nu endast accepterar e-fakturor. E-fakturera är enkelt och miljövinningen är stor, säger hon. Foto: Hogia

Det krävs en ökad medvetenhet bland Sveriges företagare för att inte riskera att gå miste om affärer. Pappersfakturor, inskannade fakturor och PDF-filer kommer inte längre att vara tillåtna, något som gjort många företagare som arbetar med offentlig verksamhet osäkra. Det kan exempelvis handla om upphandlad skoltrafik eller färdtjänst på kommunal nivå men även mycket annat.

– I Sverige genomför ungefär 200 000 privata företag och organisationer offentliga affärer och med bara några dagar kvar till att lagen träder i kraft ser vi att det finns ett stort behov av information och en ökad medvetenhet bland företag. Många vet inte vad förändringen innebär och vad som krävs för att leva upp till gällande lagkrav, säger Anna Elverheim som är nytillträdd styrelseordförande i nätverket för elektroniska affärer (NEA) och tillika Hogias e-fakturaexpert.

Anna Elverheim har via NEA varit drivande i att få fram den lagstiftning om obligatorisk e-faktura som nu träder i kraft. Lagen gäller alla inköp till följd av offentlig upphandling. Små belopp och direktupphandling undantas inte. NEA:s arbete har bland annat varit att synliggöra och undanröja hinder för att förenkla företags möjligheter att införa e-fakturering.

– Det finns idag inga tekniska hinder för företag att börja fakturera elektroniskt, berättar Anna. Men det finns en tröskel bland framförallt små och medelstora företag i att ta klivet över till e-faktura när man endast hanterar ett fåtal fakturor per år, säger Anna Elverheim. Hon fortsätter:

– När arbetet väl är gjort upplever företag oavsett storlek stora fördelar med att arbeta digitalt. Främst innebär det ett säkrare och effektivare sätt att hantera fakturor, men en e-faktura betyder också kortare betaltider och lägre administrativa kostnader, vilket är positivt för företagens likviditet.

– I Sverige skickas uppskattningsvis närmare en miljard fakturor fortfarande i pappersformat. Om vi istället skickar fakturorna elektroniskt skulle vi slippa ett utsläpp av 37 000 ton koldioxid per år från distribution av alla dessa brev och ytterligare koldioxidutsläpp från pappersproduktionen.

De nordiska länderna Norge, Danmark och Finland ligger långt före Sverige i utvecklingen där siffrorna pekar på över 70 procent e-fakturor. Genom lagstiftning inom hela eller delar av offentlig sektor, och bra infrastruktur för att skicka och ta emot elektroniska fakturor har de drivit fram utvecklingen av e-faktura inom såväl den offentliga sektorn, som i det privata näringslivet.

– Våra grannländer har lyckats väl och nu är det dags för svenska företag att bli mer digitala. Att börja e-fakturera är enkelt och miljövinningen är stor. Börja med att ringa leverantören av ekonomi- eller faktureringssystem för att höra vad de rekommenderar för lösning, säger Anna Elverheim.